由于招標代理機構是受采購人委托，以采購人名義組織招標，因此，在開展招標活動之前，必須獲得采購人的正式授權，這是招標代理機構開展招標業務的法律依據。授權的范圍由采購人確定，招標代理機構也應根據工作的需要提出相應的要求。

經過采購人和招標代理機構協商一致后，雙方簽訂委托招標合同(或協議)。其主要內容包括:采購人和招標代理機構各自的責權利、委托招標采購的標的和要求、采購的周期、定標的程序和招標機構收費辦法等。這里特別強調的是定標程序問題，這關系到賦予招標機構權限范圍和招標代理機構所承擔的責任。

定標程序可分為以下幾種主要程序:一是委托招標代理機構評出優選方案，排出前三名的順序，由采購人最終確定中標商；二是采購人委托評標委員會負責定標；三是采購人委托招標代理機構負責定標；四是招標代理機構提出中標的意見，經采購人同意后報有關主管機關最終確定中標商。由于不同的定標程序授權的范圍不同，有關各方承擔責任的大小也不一樣。因此，委托方和招標代理機構在開始招標前，就應商定定標程序。

采購人編制招標文件

招標文件(或稱標書)是整個招標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據，而且是構成合同的重要組成部分。一般情況下，招標人和投標人之間不進行或進行有限的面對面交流。投標人只能根據招標文件的要求，編寫投標文件。因此，招標文件是聯系、溝通招標人與投標人的橋梁。能否編制出完整、嚴謹的招標文件，直接影響招標的質量，也是招標成敗的關鍵。因此，有人把招標文件比做各方遵循的"憲法"，由此可見招標文件的重要性。由于招標代理機構專門從事招標業務，他們擁有較豐富的經驗和大量的投標商信息，可以編制更加完善的招標文件。為此，他們主要注重以下幾個方面的工作:一是對投標人做出嚴格的限制，在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應商和承包商參加投標，以避免投標人過多，給各方面造成不必要的負擔。這項工作建立在掌握投標商大量信息的基礎上，而專職招標機構有條件做到這一點。二是對招標文件的制作做出詳細的規定，使投標人按照統一的要求和格式編寫投標文件，達到準確響應招標文件要求的目的。三是為采購人當好技術規格和要求的參謀，使采購者獲得合乎要求和經濟的采購品，四是保證招標文件的科學、完整，防止漏洞，不給投標人以可乘之機。

嚴格按程序組織評標

一般情況下，采購人與一些供應商和承包商有各種業務往來，難以超脫者的身份組織評標，且容易被投標者誤會。專職招標機構比較超脫，可以較好地避免問題的發生，并嚴格按招標文件要求和評標標準組織評標，以維護招標的公正性，保證招標的效果。

做好采購人與中標人簽訂合同的協調工作

由于采購人處于主動的地位，容易將招標以外的一些條件強加給中標人，產生不平等的協議，使招標流于形式。有時中標者也找各種理由拒絕或拖延簽訂合同。上述問題如果沒有一個中間人從中協調是很難解決的。由于招標機構是招標的組織者，承擔此角色最為適宜。

監督合同的執行協調執行過程中的矛盾

有些招標合同執行需要較長的時間，在執行合同過程中，當事人雙方難免遇到一些糾紛，不愿意訴諸法律，希望有一個中間人從中協調解決。在實際工作中，招標機構組織簽訂合同后，可以說已完成了招標代理工作，但在執行合同過程中當雙方出現矛盾時，往往需要求助于招標機構來解決。招標機構處于對雙方負責和提高自身信譽的目的，會盡最大努力使矛盾得到解決。